En esta nueva entrada del blog revisaremos las obligaciones fiscales de las sociedades inactivas.
En ocasiones cuando una sociedad pierde su actividad, los administradores deciden no liquidarla y mantenerla, por si en el futuro se puede reactivar. Y se piensa, equivocadamente, que una sociedad sin actividad no tiene obligaciones ni responsabilidades fiscales.
Sin embargo, son muchas las responsabilidades respecto a la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Registro Mercantil y con terceros que tiene una sociedad inactiva.
A continuación veremos cada una de ellas.
Con respecto a la Agencia Tributaria:
1. Comunicar a la AEAT que la sociedad está inactiva, mediante la modificación de la Declaración Censal modelo 036 y 037, marcando la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades inactivas”. También se debe completar la casilla 141 en donde se indica la fecha efectiva de cese la actividad.
2. En el Impuesto sobre Sociedades tendrán sus obligaciones tributarias de baja (declaraciones mensuales, ni trimestrales, ni anuales por el IVA, etc). Deberán únicamente presentar el modelo 200. Para ello, deberán marcar la casilla 026 Entidad inactiva, lo que provocará que solamente se permita rellenar el balance, sin tener acceso a la cuenta de pérdidas y ganancias, por lo que no será posible realizar ninguna deducción por el IVA, ni la deducción de ningún gasto y tampoco emitir ninguna factura.
Debes tener en cuenta que esta casilla debe marcarse solo si ha existido inactividad durante todo el año.
3. Desde la fecha de la inactividad, el IVA soportado no será deducible por no ejercer actividad, sin embargo, dependiendo del caso, deberá realizar retenciones e ingresarlas en la AEAT (modelo 100 y 190)
Con respecto a la Seguridad Social:
1. Los administradores podrán darse de baja de la Seguridad Social en el régimen RETA, siempre y cuando no realicen ninguna otra actividad.
Con respecto al Registro Mercantil:
La sociedad seguirá obligada a realizar todos los trámites y todas las exigencias como si tuviera actividad. Debe llevar contabilidad, legalización de libros, formular Cuentas Anuales por parte de los administradores, y la Junta General de socios debe aprobarlas. Y muy importante, deben depositarse las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.
La inactividad no exime de la obligación que impone el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) que en su artículo 279.1 indica lo siguiente:
“Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil”.
Lo anterior, debe cumplirse dentro de los plazos establecidos. De no ser así, no se inscribirá en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad.
Este incumplimiento también dará lugar a la imposición de una multa por importe de entre 1.200 y 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Si la Sociedad tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. La multa se determinará de acuerdo a la dimensión de sociedad, al importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas.
En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento. Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.
Debe tenerse en cuenta que al finalizar cada año, los Registradores Mercantiles envían a la Dirección General de los Registros y del Notariado, y esta, a su vez, a la ICAC, una relación de todos los incumplimientos. De modo que el ICAC tiene conocimiento cada año de las sociedades que no han cumplido.
¿CUÁNDO SE DEBE DISOLVER UNA SOCIEDAD?
Finalmente, en el artículo 363 de la Ley de Sociedades de capital, se indican las causas de disolución de la sociedad, y en el punto 1, se dice:
“1. La sociedad de capital deberá disolverse:
a) Por el cese en el ejercicio de la actividad o actividades que constituyan el objeto social. En particular, se entenderá que se ha producido el cese tras un período de inactividad superior a un año.(...)”
Si transcurre más de un año y la sociedad está inactiva, es causa de disolución. Los administradores, en el plazo de dos meses, deben convocar la Junta General para tomar las medidas oportunas, de no ser así se responsabilizarán por las deudas contraídas desde ese momento por la sociedad.
Como hemos visto, la inactividad de una sociedad está pensada de forma coyuntural durante el periodo de un año, pero no para más tiempo, y aunque en la práctica se realiza, hay que saber y cumplir las responsabilidades que puede tener.